Jak za týden uklidit e-mailovou schránku (a udržet ji)

Otevřete e-mail a vidíte desítky nepřečtených zpráv. Některé čekají na odpověď, jiné už dávno nejsou důležité a mezi nimi se schovává jedna zpráva, kterou jste chtěli vyřešit minulý týden.

Pokud si pravidelně říkáte, že byste měli konečně zjistit, jak zorganizovat e-mailovou schránku, nemusíte kvůli tomu strávit celý víkend mazáním několika let starých zpráv.

Mnohem důležitější je vytvořit jednoduchý systém, díky kterému budete vědět, co vyžaduje reakci, co může počkat a co už vůbec nemusíte vidět.

Dobrá správa e-mailů totiž není o tom mít za každou cenu prázdný inbox. Je o tom, aby vám ve schránce nezapadly důležité věci a abyste nemuseli každých dvacet minut kontrolovat, jestli náhodou něco nehoří.

Tady je jednoduchý plán, který můžete projít během jednoho týdne.

Největší problém přeplněné schránky často není množství zpráv.

Je to to, že všechny vypadají stejně důležitě.

Faktura od dodavatele leží vedle newsletteru. Zpráva od klienta vedle automatického upozornění. E-mail, na který máte odpovědět dnes, vedle něčeho, co můžete smazat bez otevření.

Prvním krokem proto není mazání.

Nejdřív si určete několik základních kategorií.

Například:

• Vyřídit – zprávy, které vyžadují vaši reakci,

• Čekám na odpověď – něco jste poslali a potřebujete hlídat reakci,

• Doklady – faktury, objednávky a další dokumenty,

• Informace – zprávy, které chcete uchovat, ale nemusíte na ně reagovat,

• Archiv – vyřízená komunikace.

Nemusíte vytvářet dvacet různých složek.

Čím složitější systém bude, tím menší je šance, že ho budete skutečně používat.

Jakmile víte, jaké typy zpráv potřebujete rozlišit, můžete si připravit složky nebo štítky.

Záleží na tom, jaký e-mailový nástroj používáte. Princip ale zůstává stejný.

Důležité je, abyste na první pohled poznali:

Co čeká na mě?

Na co čekám od někoho jiného?

Co už je vyřešené?

A co je jen informace, kterou si potřebuji ponechat?

Pokud některý typ e-mailu chodí pravidelně, nastavte také jednoduchá pravidla nebo filtry.

Například newslettery mohou automaticky odcházet do vlastní složky.

Faktury od konkrétního dodavatele mohou dostat štítek „Doklady“.

Automatická upozornění ze systémů nemusí zabírat místo mezi zprávami od klientů.

Pravidelné třídění e-mailů pak nemusí zabrat víc než několik minut denně.

Cílem není vytvořit dokonalý systém.

Cílem je dostat z hlavního inboxu to, co tam nepotřebujete vidět pokaždé, když otevřete e-mail.

Teď přichází nejjednodušší část.

Odhlaste se z newsletterů, které už nečtete.

Smažte automatické zprávy, které pro vás nemají žádnou hodnotu.

Archivujte starou komunikaci, ke které se nepotřebujete pravidelně vracet.

Nemusíte otevírat každý e-mail z posledních pěti let.

Mnohem praktičtější je zaměřit se na posledních několik týdnů nebo měsíců a zbytek přesunout do archivu.

Vaším cílem není historicky dokonale uklizená schránka.

Potřebujete funkční systém pro současnou práci.

Teď se podívejte jen na zprávy, které skutečně vyžadují akci.

U každého e-mailu si položte jednu otázku:

Co se s touto zprávou musí stát dál?

Možnosti jsou většinou jednoduché:

• odpovědět,

• někomu předat,

• vytvořit úkol,

• uložit dokument,

• počkat na reakci,

• nebo archivovat.

Pokud odpověď zabere dvě minuty, vyřešte ji rovnou.

Pokud je potřeba delší práce, nepoužívejte e-mail jako seznam úkolů.

Přesuňte úkol do systému, kde skutečně řídíte svou práci, a e-mail označte tak, abyste věděli, že je zpracovaný.

Inbox pak přestane být zároveň poštovní schránkou, úkolovníkem, archivem i systémem připomínek.

Den 5: Nastavte si pravidla pro odpovědi

Velkou část času v e-mailu nebere samotné čtení.

Bere ho rozhodování, co napsat.

Pokud některé odpovědi posíláte opakovaně, vytvořte si jednoduché šablony.

Může jít například o:

• potvrzení přijetí podkladů,

• domluvu termínu,

• žádost o doplnění informací,

• potvrzení objednávky,

• odpověď na častý dotaz,

• připomenutí neuhrazené faktury.

Šablona nemusí znamenat neosobní komunikaci.

Ušetří vám základní psaní a konkrétní zprávu pak jen upravíte podle situace.

Ani dokonale uklizená e-mailová schránka nepomůže, pokud ji otevřete pokaždé, když přijde nové upozornění.

Každé otevření e-mailu přeruší práci, kterou právě děláte.

Proto si zkuste určit konkrétní chvíle, kdy zprávy kontrolujete.

Například ráno, před obědem a odpoledne.

Nemusíte být dostupní každých pět minut jen proto, že e-mail umožňuje okamžitou komunikaci.

Pokud existují lidé, kteří vás musí v urgentní situaci zastihnout okamžitě, můžete si pro ně nastavit jiný komunikační kanál.

Teď už máte vytvořený základ.

Abyste za měsíc nebyli zpátky na začátku, potřebujete jednoduchou rutinu.

Například:

Každý den zpracovat nové důležité zprávy.

Jednou týdně zkontrolovat složku „Čekám na odpověď“.

Jednou měsíčně projít automatické zprávy a newslettery.

A hlavně nenechávat e-maily v inboxu jen proto, že „se k nim někdy vrátím“.

Každá zpráva by měla mít další krok.

Někdy není problém v tom, že nevíte, jak zorganizovat e-mailovou schránku.

Víte to velmi dobře.

Jen ji nechcete několikrát denně kontrolovat osobně.

Právě tehdy může dávat smysl delegovaná správa e-mailů.

Virtuální asistentka může například:

• třídit příchozí zprávy,

• označovat priority,

• přesouvat e-maily do správných složek,

• hlídat zprávy čekající na odpověď,

• připravovat návrhy odpovědí,

• vyřizovat předem domluvené typy komunikace,

• ukládat přílohy a podklady,

• nebo vás upozornit pouze na zprávy, které skutečně vyžadují vaše rozhodnutí.

Neznamená to, že někdo jiný automaticky odpovídá vaším jménem na všechno.

Rozsah delegování si nastavíte podle toho, co vám vyhovuje.

Jak nastavit přístup k e-mailu bezpečně?

Právě přístupy bývají častým důvodem, proč lidé delegování e-mailu odkládají.

Nemusíte ale předat kontrolu nad celou schránkou bez jakýchkoliv pravidel.

Nejprve si určete, co může asistentka řešit samostatně.

Například:

domluvu termínů, zaslání běžných podkladů nebo organizační dotazy.

návrh odpovědi klientovi, který následně schválíte.

citlivou obchodní komunikaci, cenové vyjednávání nebo situace, které vyžadují vaše osobní rozhodnutí.

Stejně tak je vhodné nastavit odpovídající oprávnění, zabezpečení účtu a dvoufaktorové ověření.

Dobré delegování není o tom „dát někomu heslo“.

Je o jasně nastavených hranicích.

Ne podle toho, že máte každý večer nulu v inboxu.

Funguje tehdy, když:

• víte, které zprávy vyžadují vaši reakci,

• nic důležitého nezapadá,

• odpovědi se zbytečně nezdržují,

• nemusíte schránku kontrolovat každou chvíli,

• a e-mail vám nepřerušuje práci víc, než je nutné.

To je smysl dobré správy e-mailů.

Ne dokonale prázdná schránka.

Ale pocit, že máte komunikaci pod kontrolou a zároveň nemusíte celý pracovní den žít v inboxu.

Pokud vám e-mail pravidelně zabírá hodiny týdně a chcete zjistit, kterou část lze zorganizovat, automatizovat nebo delegovat, můžeme se společně podívat na váš současný způsob práce.

Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a projdeme, co z vaší e-mailové agendy už nemusíte řešit osobně.