Kolik stojí virtuální asistentka: hodinová sazba a co ovlivňuje cenu

Jedna z prvních otázek při hledání externí pomoci bývá jednoduchá:

Jedno číslo ale neexistuje.

Cena závisí na tom, jakou agendu potřebujete předat, kolik času zabere, jakou odpovědnost má asistentka převzít a jakým způsobem je spolupráce nastavená.

Proto je užitečnější než samotnou sazbu řešit hlavně to, co za ni skutečně získáte.

Cena virtuální asistentky se může lišit podle několika faktorů.

Nejčastěji ji ovlivňuje:

• typ vykonávané práce,
• zkušenost asistentky,
• náročnost agendy,
• požadovaná samostatnost,
• používané nástroje,
• množství práce,
• pravidelnost spolupráce,
• a požadovaná dostupnost.

Jinou náročnost má například jednoduché zadávání údajů do tabulky a jinou pravidelná správa CRM, koordinace úkolů nebo komunikace s klienty.

Neplatíte tedy pouze za „administrativu“.

Platíte také za zkušenosti, schopnost pracovat samostatně a za čas, který díky předání práce nemusíte věnovat operativě vy.

U virtuální asistence je běžným způsobem spolupráce hodinová sazba. Princip je jednoduchý. Asistentka eviduje čas, který věnuje vaší agendě, a vy platíte za skutečně odvedenou práci.

Pokud potřebujete jeden měsíc deset hodin podpory a další měsíc patnáct, rozsah se může přirozeně přizpůsobit aktuální situaci.

To je praktické zejména u administrativy, protože objem práce nebývá každý měsíc úplně stejný. Mění se počet:

• e-mailů,
• faktur,
• klientů,
• schůzek,
• projektů,
• dokumentů,
• nebo dalších provozních úkolů.

Hodinová spolupráce proto umožňuje reagovat na reálnou potřebu firmy bez vytváření pevného pracovního úvazku.

Jak mít hodinovou spolupráci pod kontrolou?

Častá obava z hodinové sazby je: „Jak budu vědět, kolik mě spolupráce na konci měsíce bude stát?“

To se dá poměrně snadno vyřešit nastavením pravidel. Můžete se například domluvit na:

• orientačním měsíčním rozsahu,
• maximálním počtu hodin,
• upozornění před překročením určitého limitu,
• pravidelném přehledu odpracovaného času,
• nebo průběžném reportingu.

Pokud například víte, že chcete využívat externí podporu přibližně deset hodin měsíčně, můžete podle toho práci plánovat.

Jakmile by měla agenda vyžadovat výrazně více času, nejprve se domluvíte, zda rozsah navýšit.

Hodinová sazba tak nemusí znamenat nepředvídatelný účet.

Při porovnávání nabídek je lákavé vybrat člověka s nejnižší sazbou. Samotné číslo ale ještě neříká, kolik vás daný úkol skutečně bude stát.

Představte si dvě asistentky. Jedna má nižší hodinovou sazbu, ale potřebuje na úkol dvě hodiny. Druhá má sazbu vyšší, ale díky zkušenostem stejnou práci zvládne za hodinu.

Výsledná cena může být podobná nebo dokonce nižší u dražší hodinové sazby.

Rozdíl navíc není jen v rychlosti. Důležité je také:

• kolik instrukcí člověk potřebuje,
• jak samostatně hledá řešení,
• zda si umí hlídat pravidelnou agendu,
• a kolik kontroly práce zůstává na vás.

Proto bych cenu neposuzovala izolovaně.

Na začátku to často přesně nevíte. A to je v pořádku.

Proto může být užitečné začít s několika konkrétními úkoly a sledovat, kolik času skutečně zabírají. Například:

• správa e-mailů,
• fakturace,
• příprava podkladů pro účetní,
• CRM,
• organizace kalendáře,
• nebo pravidelný reporting.

Po několika týdnech už můžete mnohem přesněji odhadnout, jaký rozsah spolupráce potřebujete.

Možná zjistíte, že stačí několik hodin měsíčně.

Nebo že vám pravidelná administrativa zabírá podstatně více času, než jste čekali.

Platíte za čas, ale cílem je převzít odpovědnost

Hodinová spolupráce neznamená, že musíte každý den připravovat seznam jednotlivých úkolů.

To jsou dvě odlišné věci.

Asistentka může být placená podle odpracovaných hodin a zároveň převzít pravidelnou odpovědnost za konkrétní oblast.

Například:

• každý týden zkontroluje podklady k fakturaci,
• vystaví připravené faktury,
• zkontroluje splatnosti,
• a upozorní vás jen na situace, které potřebují vaše rozhodnutí.

Vy tedy neplatíte pevnou částku za službu. Stále platíte odpracovaný čas. Ale zároveň nemusíte každý jednotlivý krok znovu zadávat.

A právě takové delegování dokáže ušetřit nejvíce kapacity.

Více o předávání pravidelné agendy najdete v článku Jak delegovat administrativu bez ztráty kontroly.

Při rozhodování o ceně je dobré porovnávat i to, co skutečně potřebujete.

Pokud máte práci pro člověka na většinu pracovního týdne, může dávat smysl interní zaměstnanec.

Pokud ale potřebujete například jen několik hodin podpory týdně nebo měsíčně, externí podpora umožňuje platit pouze za rozsah, který skutečně využijete.

Nemusíte vytvářet pracovní místo jen proto, že potřebujete někoho na fakturaci, CRM, e-maily nebo několik dalších pravidelných úkolů.

Podrobnější srovnání obou možností najdete v článku Virtuální asistentka versus zaměstnanec: která spolupráce se hodí pro vaši firmu?

Jednoduchý způsob je nejprve odhadnout, kolik času dnes administrativa zabírá vám.

Sepište si například během jednoho týdne:

• kolik času trávíte e-maily,
• kolik fakturací,
• kolik aktualizací CRM,
• kolik organizací termínů,
• a kolik další administrativou.

Pokud zjistíte, že podobnými činnostmi trávíte například několik hodin týdně, máte první orientační představu o rozsahu práce, který by šel předat.

Neznamená to automaticky, že asistentka bude potřebovat stejný čas. U činností, které dělá pravidelně, může být díky zkušenostem rychlejší.

Proto je nejlepší první odhad po několika týdnech spolupráce znovu vyhodnotit.

Pokud řešíte, kolik stojí virtuální asistentka, hodinová sazba je samozřejmě důležitá. Neměla by ale být jediným kritériem.

Stejně důležité je zjistit:

• co dokáže převzít,
• jak samostatně pracuje,
• jak eviduje čas,
• jak komunikuje,
• a kolik vaší vlastní kapacity spolupráce skutečně uvolní.

Dobře nastavená hodinová spolupráce vám umožňuje využívat podporu podle aktuální potřeby a zároveň mít přehled o tom, za co platíte.

Pokud zatím nevíte, kolik hodin podpory byste skutečně potřebovali, můžeme se nejprve podívat na vaši současnou agendu a určit, co dává smysl předat.

Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a společně odhadneme rozsah spolupráce, který by pro vás dával smysl.