Co všechno může převzít virtuální asistentka

Možná víte, že potřebujete pomoc. Jen ještě přesně nevíte s čím.

Administrativa se hromadí, e-maily čekají, faktury vystavujete večer, v CRM chybí poslední informace a po schůzce máte v hlavě několik úkolů, které jste si „určitě chtěli zapsat“.

Právě v takové chvíli často přichází otázka: Co vlastně dělá virtuální asistentka a co všechno jí můžu předat?

Odpověď je širší než jen vyřizování e-mailů nebo domlouvání schůzek. Služby virtuální asistentky mohou zahrnovat administrativu, fakturaci, správu CRM, koordinaci projektů, reporting i podporu marketingu.

Důležité ale není delegovat co nejvíc. Smyslem je předat především to, co vám pravidelně bere čas a pozornost, přestože to nemusíte dělat osobně.

V praxi funguje jako externí podpora podnikatele nebo firmy. Pracuje na dálku a podle rozsahu spolupráce může převzít jednotlivé úkoly, pravidelnou agendu nebo celou oblast administrativy.

Nejde tedy jen o člověka, kterému jednou za čas pošlete úkol.

Dobře nastavená spolupráce může fungovat například tak, že asistentka pravidelně kontroluje určitou agendu, ví, co má hlídat, má nastavené termíny a sama vás upozorní pouze na situace, které skutečně vyžadují vaše rozhodnutí.

Místo otázky „Co jí dnes zadám?“ se postupně dostanete k tomu, že část provozu firmy jednoduše běží bez vašeho každodenního zapojení.

Dobré vodítko je podívat se na činnosti, které:

• se pravidelně opakují,

• mají jasný postup,

• zabírají vám čas, ale nevyžadují vaše odborné know-how,

• odkládáte, protože jsou důležitější věci,

• nebo kvůli nim neustále přepínáte mezi hlavní prací a operativou.

Často právě tady vzniká největší prostor pro delegování.

Administrativa bývá první oblastí, kterou podnikatelé předávají.

Virtuální asistentka může pomoci například s přípravou dokumentů a podkladů, evidencí informací, dohledáváním dokumentů, aktualizací tabulek, komunikací s dodavateli nebo organizací souborů.

Výsledkem není jen několik hodin času navíc.

Hlavní rozdíl často spočívá v tom, že přestanete být člověkem, přes kterého musí projít každá drobnost.

Pokud několikrát denně otevíráte e-mail jen proto, abyste zjistili, jestli tam není něco důležitého, schránka vám bere víc pozornosti, než se na první pohled zdá.

Asistentka může e-maily třídit, označovat priority, připravovat odpovědi, hlídat zprávy čekající na reakci nebo řešit část běžné komunikace samostatně.

Podobně lze delegovat také správu kalendáře – domlouvání termínů, potvrzování schůzek, přesouvání termínů nebo zasílání potřebných informací účastníkům.

Vy pak řešíte především to, co skutečně vyžaduje vás.

3. Fakturace a podklady pro účetní

Vystavit fakturu zabere pár minut. Jenže fakturace není pouze samotné vytvoření dokumentu.

Je potřeba zkontrolovat údaje, fakturu odeslat, evidovat její splatnost, případně zkontrolovat úhradu a dohledat doklady pro účetní.

V rámci spolupráce lze předat například:

• vystavování a odesílání faktur,

• evidenci vystavených a přijatých dokladů,

• kontrolu splatnosti,

• přípravu podkladů pro účetní,

• dohledávání chybějících faktur.

Vy si tak nemusíte každý měsíc znovu vzpomínat, co komu poslat a kde který doklad najít.

CRM má firmě poskytovat přehled. Pokud se do něj ale informace doplňují pouze tehdy, když si někdo vzpomene, rychle přestane být spolehlivým zdrojem.

Do agendy virtuální asistentky může patřit aktualizace kontaktů, doplňování informací k obchodním příležitostem, evidence aktivit, hlídání dalších kroků nebo příprava podkladů pro obchodní meetingy.

Obchodník se tak může věnovat komunikaci se zákazníky místo toho, aby po každém hovoru dohledával, kam co zapsat.

Po poradě vzniknou úkoly. Některé mají termín, některé vlastníka a některé zůstanou jen v poznámkách.

Právě následná koordinace bývá další oblastí, kterou lze předat.

Virtuální asistentka může připravovat zápisy ze schůzek, zapisovat úkoly do systému, kontrolovat termíny, aktualizovat jejich stav, připomínat návaznosti nebo připravovat pravidelný přehled.

Nemusíte tak osobně hlídat každý jednotlivý krok, abyste měli přehled o tom, co se právě děje.

Někdy není problém v množství práce, ale v tom, že pokaždé probíhá trochu jinak.

Informace jsou v e-mailu, úkoly v chatu a důležitý postup zná pouze člověk, který ho běžně dělá.

Součástí externí podpory může být i převedení opakující se agendy do checklistů, šablon a jednoduchých postupů a následná práce podle nich.

Část administrativy lze navíc automatizovat, takže ji nemusí dělat ani člověk.

7. Reporting a přehledy

Nemusíte otevírat pět systémů pokaždé, když chcete zjistit, co se ve firmě děje.

Asistentka může připravovat pravidelné přehledy například z CRM, fakturace, projektů nebo jiných nástrojů a spojit důležité informace na jednom místě.

Vy pak dostáváte informace připravené k rozhodnutí místo toho, abyste je nejprve hodinu hledali.

Delegovat lze také část práce okolo marketingu, aniž byste předávali samotnou strategii nebo svůj odborný obsah.

Může jít například o přípravu newsletteru k rozeslání, správu databáze, plánování publikace, přípravu podkladů, aktualizaci obsahového kalendáře nebo další organizační úkoly kolem pravidelného marketingu.

Jednoduše řečeno:

Pokud přemýšlíte, co delegovat v podnikání, nezačínejte seznamem dvaceti úkolů.

Podívejte se nejprve na svůj běžný týden.

Kterou činnost opakujete stále dokola? Co pravidelně odsouváte? Kvůli čemu přerušujete důležitější práci? A co dnes funguje jen proto, že to držíte v hlavě vy?

Právě tam bývá nejlepší místo, kde začít.

Virtuální asistentka vám nemusí vzít práci z rukou úplně. Může převzít především její provozní část – hlídání, organizaci, administrativu a dotahování.

A vy se můžete vrátit k práci, kvůli které jste své podnikání původně začali.

Pokud si nejste jistí, co konkrétně by šlo předat právě u vás, můžeme se společně podívat na vaši současnou agendu a najít oblasti, které vám dnes zbytečně berou čas.

Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a projdeme, co můžete předat jako první.