Outsourcing administrativy: kdy se vyplatí externí administrativní podpora

Administrativa většinou není důvod, proč jste začali podnikat. Přesto se snadno stane, že právě ona zabere velkou část pracovního týdne.

E-maily. Faktury. Podklady. Tabulky. CRM. Kalendář. Termíny. Dokumenty. Úkoly, které jsou každý zvlášť malé, ale dohromady vás neustále odtahují od práce, kterou potřebujete dělat vy.

V takové chvíli přichází otázka: Musím na to opravdu někoho zaměstnat, nebo může fungovat outsourcing administrativy?

Externí řešení dává smysl právě ve chvíli, kdy už pomoc s administrativou potřebujete pravidelně, ale ještě nechcete nebo nepotřebujete vytvářet novou interní pracovní pozici.

Outsourcing administrativy znamená, že část běžné provozní agendy předáte člověku mimo svůj interní tým.

Nemusíte tedy hledat zaměstnance a vytvářet mu pracovní místo jen proto, že vám několik hodin týdně bere operativa.

Místo toho si určíte konkrétní oblast, kterou už nechcete řešit osobně. Může jít například o:

• správu e-mailů,
• organizaci kalendáře,
• vystavování faktur,
• kontrolu plateb,
• přípravu podkladů pro účetní,
• správu CRM,
• zápisy ze schůzek,
• hlídání úkolů a termínů,
• komunikaci s dodavateli,
• přípravu pravidelných přehledů,
• nebo další opakující se administrativu.

Rozsah nemusí být od začátku velký. Někdy stačí převzít několik hodin pravidelné agendy týdně, která dnes zbytečně přerušuje práci majitele nebo dalších lidí ve firmě. Právě malá firma často nepotřebuje dalšího člověka na celý úvazek, ale jen spolehlivě převzít několik konkrétních oblastí.

Pod pojmem administrativní podpora si lze snadno představit situaci, kdy někomu pošlete seznam úkolů a on je postupně odškrtá.

Tak samozřejmě spolupráce fungovat může.

Dlouhodobě je ale užitečnější, když externí člověk převezme odpovědnost za konkrétní opakující se agendu.

Například místo: „Dnes prosím vystav tyto tři faktury.“ může být nastavený proces:

Jednou týdně se zkontrolují zakázky připravené k fakturaci, podle podkladů se vystaví faktury, odešlou se klientům a následně se hlídá jejich splatnost.

Vy pak nemusíte každý týden znovu myslet na to, že je potřeba tento úkol zadat. A právě tady vzniká skutečná úspora času.

Administrativní podpora pro podnikatele bývá užitečná zejména ve chvíli, kdy podnikání funguje, klientů přibývá, ale s nimi roste také množství věcí okolo.

Klientská práce možná není problém. Problém je všechno, co je potřeba udělat před ní, po ní a mezi jednotlivými zakázkami.

Typicky: ráno otevřete e-mail, pak vystavíte fakturu, zkontrolujete platbu, přesunete klientovi termín, doplníte něco do CRM, dohledáte dokument, odpovíte dodavateli, a teprve potom se dostanete k práci, kterou jste měli původně naplánovanou.

Každý úkol zabere jen několik minut. Jenže právě množství těchto malých přerušení způsobuje, že se pracovní den rozpadá na desítky krátkých úseků.

Jak poznat, že už pomoc s administrativou potřebujete?

Nemusíte čekat, až budete pracovat každý večer nebo o víkendech. První signály bývají mnohem nenápadnější. Například:

• administrativu pravidelně odsouváte,
• faktury vystavujete se zpožděním,
• e-maily kontrolujete několikrát za hodinu,
• informace v CRM nejsou aktuální,
• úkoly si zapisujete na několik různých míst,
• po schůzkách zůstávají nedotažené další kroky,
• často dohledáváte stejné informace,
• nebo máte pocit, že celý provoz firmy stojí na tom, že si všechno pamatujete.

Pokud podobné situace vznikají opakovaně, problém už nemusí být v organizaci času. Možná je jednoduše příliš mnoho činností, které stále řešíte osobně.

Pokud si nejste jistí, jestli jste právě v této fázi, může vám pomoct i článek 5 znamení, že je čas začít delegovat.

Jedna z častých obav při delegování je: „Když to předám, nebudu vědět, co se děje.“

Dobře nastavená externí administrativní podpora by ale měla fungovat přesně opačně. Místo toho, abyste informace drželi v hlavě, nastavíte jasná pravidla.

U každé agendy může být určeno:

• co se kontroluje,
• jak často,
• kde jsou podklady,
• co může asistentka vyřešit samostatně,
• kdy potřebuje vaše rozhodnutí,
• a jak budete dostávat přehled.

Například jednou týdně můžete obdržet krátký souhrn toho, co bylo dokončeno, co probíhá a kde je potřeba vaše reakce. Nemusíte kontrolovat každý krok. Stále ale víte, co se děje.

Podrobněji jsem tento princip popsala v článku Jak delegovat administrativu bez ztráty kontroly.

Nejlepší první úkol nemusí být ten, který vám zabírá nejvíc času. Často je výhodnější začít tím, který:

• se pravidelně opakuje,
• má jasný výsledek,
• má podobný průběh,
• a nevyžaduje pokaždé vaše odborné rozhodnutí.

Právě rutinní úkoly bývají pro první delegování vhodné, protože je lze poměrně snadno převést do jasného postupu.

Dobrou první oblastí může být například fakturace. Nebo příprava podkladů pro účetní. Správa e-mailů. CRM. Kalendář. Pravidelné reporty.

Začněte jednou oblastí. Nastavte, jak má fungovat. A teprve až je proces stabilní, přidávejte další.

Pokud hledáte odpověď na otázku jak se zbavit administrativy, je fér říct, že úplně nezmizí.

Každá firma potřebuje faktury, komunikaci, dokumenty, evidenci nebo určitou míru organizace. Rozdíl je v tom, kdo tuto práci musí dělat.

Majitel firmy nemusí osobně:

• stahovat faktury,
• přepisovat kontakty,
• hlídat termíny,
• organizovat schůzky,
• kontrolovat tabulky,
• ani připomínat každému další krok.

Část agendy lze delegovat. Část lze automatizovat. Právě automatizace dává smysl u činností, které se opakují podle stejných pravidel a nepotřebují pokaždé lidské rozhodnutí.

A některé činnosti možná zjistíte, že vůbec nejsou potřeba.

Cílem tedy není vytvořit firmu bez administrativy. Cílem je, aby administrativa nezabírala kapacitu lidem, kteří mají dělat něco důležitějšího.

Co může externí administrativní podpora převzít samostatně?

To záleží na typu agendy a na tom, jaká pravidla nastavíte.

Například u e-mailů může asistentka třídit příchozí zprávy, připravovat odpovědi nebo řešit předem určenou komunikaci.

U fakturace může vystavit fakturu, odeslat ji a zkontrolovat splatnost. U CRM může doplňovat kontakty, zapisovat aktivity a hlídat další kroky. U kalendáře může organizovat termíny a řešit přesuny schůzek.

Některé situace ale stále potřebují vaše rozhodnutí. Důležité proto není předat všechno. Důležité je jasně určit hranici mezi tím, co může proběhnout bez vás, a tím, kde se máte zapojit.

Externí řešení není automaticky lepší než zaměstnanec. Jde o dvě různé možnosti pro různé situace.

Zaměstnanec může dávat větší smysl, pokud máte stabilní množství práce na většinu pracovního týdne a potřebujete člověka silně zapojeného do každodenního provozu firmy.

Externí podpora bývá praktičtější ve chvíli, kdy:

• potřebujete několik hodin podpory týdně,
• chcete předat konkrétní agendu,
• rozsah práce se během roku mění,
• nebo zatím nechcete vytvářet novou interní pozici.

Pokud právě toto rozhodnutí řešíte, podrobnější srovnání najdete v článku Virtuální asistentka versus zaměstnanec: která spolupráce se hodí pro vaši firmu?

Největší chyba je předat práci bez systému a očekávat, že se všechno vyřeší samo. Na začátku je potřeba ujasnit:

• Co se předává: konkrétní úkol nebo ideálně celá navazující agenda.
• Jak má vypadat výsledek: aby každý věděl, kdy je práce skutečně hotová.
• Kde jsou informace: podklady by neměly být pokaždé v jiném e-mailu, chatu nebo tabulce.
• Co může externí člověk rozhodnout: čím jasnější pravomoci, tím méně zbytečných dotazů.
• Jak budete mít přehled: například přes společný systém úkolů nebo pravidelný report.

Jakmile jsou procesy jasné, nemusíte stejný způsob práce pokaždé znovu vysvětlovat. Dobře nastavená spolupráce by měla postupně vyžadovat méně vašeho času, ne více.

Jak celý začátek spolupráce může vypadat, najdete také v článku Jak funguje spolupráce s virtuální asistentkou.

Smyslem externí podpory není získat dalšího člověka, kterému budete každý den připravovat úkoly.

Cílem je postupně převést část provozní agendy tak, aby se k vám vracely hlavně věci, které skutečně potřebují vaše rozhodnutí.

Nemusíte vědět o každém odeslaném e-mailu. Nemusíte osobně kontrolovat každou fakturu. Nemusíte si pamatovat každý termín.

Potřebujete ale vědět, že existuje systém, který tyto věci hlídá. Právě tehdy začíná externí podpora skutečně fungovat.

Pokud máte pocit, že vám běžná administrativa bere příliš velkou část pracovního týdne, můžeme se společně podívat na vaši současnou agendu a určit, které činnosti má smysl předat jako první.

Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a projdeme, kde vám externí administrativní podpora může uvolnit nejvíc času.