Jak vám virtuální asistentka pomůže s vystavováním faktur

Zakázka je dokončená, klient je spokojený, ale fakturu vystavíte až o několik dní později. Potom je potřeba zkontrolovat, zda byla zaplacená, dohledat platbu a případně se klientovi připomenout.

Vystavování faktur není složité, ale vyžaduje pravidelnost, přesné podklady a hlídání termínů. Právě tuto administrativní část může převzít virtuální asistentka.

Co může virtuální asistentka v rámci fakturace převzít?

Rozsah podpory závisí na tom, jak máte fakturaci nastavenou a co si chcete ponechat pod vlastní kontrolou.

Virtuální asistentka může například:

• připravovat a vystavovat faktury,
• kontrolovat fakturační údaje,
• odesílat faktury klientům,
• evidovat vystavené doklady,
• kontrolovat data splatnosti,
• párovat platby,
• připomínat nezaplacené faktury,
• připravovat přehled neuhrazených dokladů,
• ukládat faktury do složek nebo účetního systému,
• připravovat podklady pro účetní.

Vy si můžete ponechat například schvalování částek, řešení individuálních dohod s klienty nebo rozhodování o citlivějších případech.

Co potřebuji k vystavení faktury?

Podrobnější informace potřebuji především tehdy, pokud nejde o pravidelnou fakturu nebo pokud jsem do daného projektu nebyla zapojená a nemám o zakázce potřebný přehled.

V takovém případě potřebuji mít k dispozici:

• název klienta nebo společnosti,
• fakturační údaje,
• popis dodané služby nebo produktu,
• fakturovanou částku,
• datum uskutečnění plnění,
• datum vystavení,
• dobu splatnosti,
• případné číslo objednávky nebo zakázky,
• informaci o tom, zda se faktura vystavuje s DPH,
• e-mail, na který se má faktura odeslat.

Pokud se jedná o pravidelného klienta, většinu údajů stačí nastavit pouze jednou. Při dalších fakturách už potřebuji zpravidla jen informaci o částce, období nebo dokončené práci.

Pokud jsem zároveň součástí projektu, komunikace s klientem nebo jeho průběžné administrativy, mohu mít většinu potřebných informací již k dispozici a nemusíte mi je pokaždé předávat znovu.

Jak mi můžete podklady předávat?

Podklady nemusí být vždy předané stejným způsobem. Mohou přijít e-mailem, ve zprávě, během hovoru nebo být uvedené přímo v CRM či projektovém nástroji.

Mou odpovědností je potřebné informace sjednotit a zaznamenat tak, aby bylo jasné:

• komu se fakturuje,
• za co se fakturuje,
• kdy má být faktura vystavená,
• jaká částka má být uvedená,
• zda faktura čeká na schválení.

Pokud už používáte CRM, Notion, Freelo, Trello nebo jiný nástroj, můžeme fakturaci navázat na konkrétní stav úkolu nebo zakázky. Jakmile je například projekt označený jako dokončený, vznikne úkol připravit fakturu.

Jak si nastavit schvalování faktur?

Na začátku spolupráce je vhodné domluvit, které faktury mohu vystavit samostatně a které chcete nejprve zkontrolovat.

Možnosti mohou být například:

• všechny faktury před odesláním schvalujete,
• schvalujete pouze první fakturu nového klienta,
• pravidelné faktury vystavuji samostatně,
• kontrolujete jen nestandardní částky,
• předem odsouhlasíte podklady v CRM nebo tabulce.

Postupně lze způsob schvalování zjednodušit. Jakmile znám klienty, sazby a pravidla, není nutné, abyste kontrolovali každý běžný doklad.

Jak poznám, že má být faktura vystavená?

Fakturace by neměla záviset pouze na tom, zda si na ni někdo vzpomene.

Je vhodné určit jasný okamžik, kdy se faktura připraví. Může to být například:

• dokončení zakázky,
• schválení výstupu klientem,
• začátek měsíce,
• splnění určité fáze projektu,
• odpracování domluveného počtu hodin,
• potvrzení od odpovědné osoby.

Tento krok lze evidovat v nástroji pro řízení úkolů, CRM nebo jednoduchém sdíleném přehledu.

Mohu kontrolovat také splatnost faktur

Vystavením a odesláním faktury celý proces nekončí. Je potřeba také zkontrolovat, zda klient skutečně zaplatil.

Pravidelně mohu procházet:

• faktury před splatností,
• faktury po splatnosti,
• nepřiřazené platby,
• částečně uhrazené faktury,
• opravené nebo stornované doklady.

Pokud je faktura po splatnosti, mohu připravit nebo odeslat připomínku podle předem domluveného postupu. Nemusíte tak pravidelně kontrolovat bankovní účet a přemýšlet, kterému klientovi je potřeba se ozvat.

Jak probíhá upomínání nezaplacených faktur?

Na začátku si můžeme nastavit, kdy má být klient kontaktován a jakým způsobem.

První připomínka může být jednoduchá a věcná. Často jde pouze o přehlédnutí faktury nebo administrativní chybu.

Mohu například:

• připravit e-mail k vašemu schválení,
• odeslat zprávu podle dohodnuté šablony,
• upozornit vás na delší prodlení,
• evidovat komunikaci s klientem,
• naplánovat další připomenutí.

Citlivější nebo dlouhodobě nezaplacené případy vám předám k rozhodnutí.

Co vám předání fakturace přinese?

Předáním fakturace neztrácíte přehled o příjmech. Naopak získáte systém, ve kterém je vidět:

• co už bylo vyfakturováno,
• které faktury byly zaplacené,
• co čeká na splatnost,
• kde je potřeba připomenutí,
• které doklady byly předány účetní.

Vy se nemusíte vracet k dokončeným zakázkám a hlídat, zda už faktura odešla. Virtuální asistentka se postará o administrativní návaznosti a upozorní vás pouze ve chvíli, kdy je potřeba vaše rozhodnutí.

Chcete, aby faktury odcházely včas a někdo pravidelně kontroloval jejich splatnost? Mohu za vás převzít vystavování faktur, evidenci plateb i přípravu podkladů pro účetní.