Jak vám virtuální asistentka pomůže s vystavováním faktur

Vystavit jednu fakturu není nic složitého.

Jenže ve chvíli, kdy jich během měsíce posíláte desítky, začíná být problém všechno kolem: dohledat správné údaje, zkontrolovat částku, nastavit splatnost, fakturu odeslat, zaevidovat a později zjistit, jestli byla opravdu uhrazená.

A právě tady může dávat smysl externí fakturace.

Nejde jen o to, že někdo místo vás klikne na „Vystavit fakturu“. Dobře nastavená spolupráce může převzít celý pravidelný proces kolem fakturace tak, abyste ji nemuseli každý týden znovu držet v hlavě.

Externí fakturace znamená, že část nebo celou administrativu spojenou s fakturami předáte člověku mimo svůj interní tým.

Může ji zajišťovat například virtuální asistentka, která pracuje ve vašem fakturačním systému podle předem nastavených pravidel.

Rozsah spolupráce může být různý.

Někde jde pouze o vystavování faktur podle dodaných podkladů. Jinde se přidává odesílání faktur klientům, kontrola splatnosti, evidence úhrad nebo příprava přehledu pro účetní.

Důležité je předem určit, co se má dít automaticky a které situace už vyžadují vaše rozhodnutí.

Fakturace není jeden úkol. Ve skutečnosti je to několik navazujících kroků.

Než lze fakturu vystavit, musí být jasné:

• komu se fakturuje,

• za co,

• v jaké částce,

• s jakou splatností,

• s jakými fakturačními údaji,

• a případně podle jaké objednávky nebo smlouvy.

Pokud jsou tyto informace pokaždé někde jinde, vznikají zbytečné dotazy a chyby.

Proto je dobré nastavit jedno místo, odkud se podklady pro fakturaci berou.

Může to být CRM, tabulka, projektový systém nebo jiný nástroj, který už používáte.

Samotné vystavování faktur pak může probíhat podle jasně nastaveného postupu.

Například:

Zakázka je dokončena.

V systému jsou potvrzené podklady.

Asistentka zkontroluje fakturační údaje, vystaví fakturu, nastaví správnou splatnost a připraví ji k odeslání.

U opakovaných klientů se celý proces ještě zjednodušuje, protože velká část údajů už je v systému uložená.

Vy se tak nemusíte pokaždé vracet k administrativě jen proto, že je potřeba klientovi poslat fakturu.

Po vystavení je potřeba fakturu také správně doručit.

Někdy ji systém odešle automaticky. Jindy je potřeba připojit krátký e-mail, doplnit další podklady nebo fakturu poslat konkrétní kontaktní osobě.

I odesílání faktur může být součástí externí podpory.

Díky tomu se nestane, že je faktura sice vytvořená, ale několik dní čeká ve fakturačním systému, protože ji nikdo neposlal.

4. Kontrola splatnosti a plateb

Vystavením faktury proces nekončí.

Je potřeba také vědět, zda byla uhrazená.

Pravidelná kontrola plateb může probíhat například jednou nebo dvakrát týdně podle počtu faktur.

Asistentka může zkontrolovat stav úhrad, aktualizovat evidenci a upozornit vás pouze na faktury, které jsou po splatnosti nebo vyžadují další řešení.

Nemusíte tak pokaždé otevírat fakturační systém a ručně zjišťovat, kdo zaplatil.

Nezaplacené faktury bývají citlivější částí celého procesu.

Ani tady ale nemusíte všechno řešit osobně.

Lze si předem nastavit jednoduchá pravidla pro upomínky.

Například:

První připomenutí několik dní po splatnosti může odejít standardní a přátelskou formou.

Pokud klient nereaguje ani poté, situace se předá vám k individuálnímu řešení.

Nemusíte tedy řešit každou opožděnou platbu, ale stále máte pod kontrolou případy, které už vyžadují osobní komunikaci.

Fakturace úzce souvisí také s tím, co pravidelně potřebuje účetní.

Pokud jsou dokumenty během měsíce ukládané průběžně, nemusí konec měsíce znamenat několik hodin dohledávání.

Součástí spolupráce může být například:

• kontrola vystavených faktur,

• evidence přijatých dokladů,

• dohledání chybějících dokumentů,

• správné ukládání podkladů,

• a příprava podkladů pro účetní v domluveném termínu.

Výsledkem je méně administrativy nejen pro vás, ale často i pro účetní.

Představte si například firmu, která každý měsíc vystavuje 30 až 50 faktur.

Bez nastaveného procesu to může vypadat takto:

Někdo pošle informaci do e-mailu.

Jiný kolega napíše částku do chatu.

Majitel si večer vzpomene, že faktura ještě neodešla.

O týden později pak kontroluje, zda byla zaplacená.

Externí fakturace může fungovat úplně jinak.

Všechny podklady jsou na jednom místě.

Ve stanovený den se zkontrolují nové položky.

Faktury se vystaví a odešlou.

Pravidelně se kontroluje splatnost.

A k vám se dostanou pouze situace, které nejsou standardní.

Rozdíl tedy není jen v tom, kdo fakturu vystaví.

Rozdíl je v tom, že celý proces přestane být závislý na tom, že si na něj někdo musí vzpomenout.

Nejdůležitější je několik jednoduchých pravidel.

Mělo by být jasné, kde vzniká informace, že se má fakturovat.

Pokud se každý měsíc dohledává v e-mailech, chatech a poznámkách, bude proces zbytečně složitý.

Kdo schvaluje částku?

U některých klientů je cena stále stejná.

U jiných se mění podle rozsahu práce.

Je dobré předem určit, které faktury lze vystavit samostatně a které musí někdo předem potvrdit.

Pokud máte u různých klientů různé podmínky, měly by být uložené přímo v systému nebo u konkrétního kontaktu.

Stejně tak by mělo být předem jasné, kdy stačí standardní připomenutí a kdy se situace předává vám.

Čím více těchto pravidel nastavíte na začátku, tím méně dotazů bude potřeba později.

Ne nutně.

Fakturace a účetnictví nejsou totéž.

Virtuální asistentka může pracovat například ve fakturačním systému a připravovat administrativní část celého procesu, zatímco samotné účetnictví dál zpracovává účetní.

Přístup se vždy nastavuje podle toho, co je skutečně potřeba.

Pokud má asistentka pouze vystavovat faktury, nemusí mít automaticky přístup k dalším finančním nebo účetním údajům.

Nejčastěji ve chvíli, kdy se z jednorázového úkolu stane pravidelná agenda.

Například když:

• faktury vystavujete každý týden nebo několikrát měsíčně,

• často na jejich vystavení zapomínáte,

• dohledáváte fakturační údaje na více místech,

• kontrola splatnosti vám bere čas,

• neuhrazené faktury řešíte až se zpožděním,

• nebo každý měsíc znovu připravujete stejné podklady pro účetní.

Každá z těchto činností může samostatně zabrat jen několik minut.

Dohromady ale vytvářejí administrativu, ke které se musíte neustále vracet.

Dobrá fakturace není o tom, že dokument vytvoříte o tři minuty rychleji.

Důležité je, aby celý proces fungoval bez zbytečného hlídání.

Podklady jsou připravené.

Faktura odejde včas.

Splatnost se zkontroluje.

Případná upomínka nezapadne.

A účetní dostane potřebné dokumenty bez toho, abyste je na konci měsíce začali složitě dohledávat.

Právě to může externí fakturace převzít.

Pokud vám vystavování a hlídání faktur pravidelně bere čas, můžeme se společně podívat na váš současný proces a zjistit, kterou část už nemusíte řešit osobně.

Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a projdeme, jak může fakturace ve vašem podnikání fungovat jednodušeji.