Jak vybrat virtuální asistentku pro vaši firmu

Výběr virtuální asistentky začíná u práce, kterou potřebujete předat. Pokud hledáte někoho na pravidelnou administrativu, nestačí zjistit, zda umí používat vaše nástroje. Potřebujete vědět, jak si organizuje práci, kdy se doptá a co dokáže vyřešit bez dalšího pokynu.

Místo zadání „potřebuji pomoc s administrativou“ si sepište konkrétní situace. Například: každý pátek mají být zkontrolované podklady k fakturaci, u chybějících údajů má být uvedeno, kdo je doplní, a vy máte dostat jen seznam výjimek k rozhodnutí. Takové zadání se lépe porovnává s tím, co asistentka nabízí.

Pomoci vám může přehled činností, které může převzít virtuální asistentka. Vyberte jednu agendu pro začátek. Nepotřebujete hned předávat všechno, co vám leží na stole.

Položte otázky, které odhalí konkrétní postup:

• Co potřebujete vědět, než agendu převezmete?
• Jak postupujete, když chybí podklady nebo je zadání nejasné?
• Jak poznám, co je dokončené a co čeká na mě?
• Kdy mě upozorníte na problém s termínem?
• Jak si domluvíme dostupnost a zastupování?

Nečekejte, že asistentka bude mít odpověď na všechno bez znalosti vaší firmy. Dobré doplňující otázky jsou užitečnější než rychlý příslib, že zvládne cokoli. U zkušeností se ptejte na typ agendy a roli člověka; konkrétní klientské informace může chránit důvěrnost.

Rozlišujte samostatnost a pravomoc rozhodovat

Samostatná asistentka může dohledat podklady, připravit varianty a hlídat termín. Neznamená to automaticky, že smí schvalovat výdaje nebo měnit obchodní podmínky. Předem určete, co řeší sama a s čím se obrací na vás.

Praktický modelový příklad: může odeslat připravenou odpověď na běžný dotaz, ale reklamaci nebo žádost o slevu předá odpovědné osobě. Právě takové hranice patří do předávání administrativy.

Ptejte se, co se počítá do odpracovaného času, jak se eviduje práce a kdy přijde upozornění na čerpání dohodnutého rozsahu. Důležitá je také reakční doba: několik hodin podpory měsíčně nemusí znamenat každodenní okamžitou dostupnost.

Podrobněji rozebírám co ovlivňuje cenu virtuální asistentky. Pokud potřebujete člověka přítomného po většinu dne, zvažte i rozdíl mezi VA a zaměstnancem.

Domluvte si výstup, termín, dostupné podklady a způsob předání. Po prvním domluveném období zhodnoťte nejen rychlost, ale také úplnost práce a počet věcí, které jste museli dodatečně vysvětlovat. První předání vždy vyžaduje vaši součinnost; cílem je, aby se opakované instrukce postupně omezovaly.

Pokud si nejste jistí, jak velký rozsah podpory potřebujete, napište mi přes kontakt na webu. Společně můžeme vybrat první agendu a nastavit srozumitelný začátek spolupráce.