Virtuální asistentka versus zaměstnanec: která spolupráce se hodí pro vaši firmu?

Potřebujete pomoc s administrativou, ale nevíte, zda hledat zaměstnance, nebo oslovit virtuální asistentku? Obě možnosti mohou fungovat dobře. Rozhodující je, kolik práce potřebujete předat, jak pravidelně podpora probíhá a zda musí být daný člověk přítomný přímo ve firmě.

Kdy se hodí virtuální asistentka?

Virtuální asistentka pracuje externě a většinu úkolů řeší online. Spolupráce může začít jednou konkrétní oblastí a postupně se rozšiřovat podle vašich potřeb.

Externí podpora se hodí zejména tehdy, když:

• zatím nemáte dostatek práce pro samostatnou interní pozici,
• potřebujete pomoc jen několik hodin týdně,
• množství administrativy během roku kolísá,
• chcete začít delegovat postupně,
• hledáte zkušenosti s konkrétními systémy a nástroji,
• většinu úkolů lze řešit na dálku.

Virtuální asistentka může převzít například fakturaci, přípravu podkladů, správu CRM, organizaci dokumentů, kontrolu termínů nebo komunikaci s dodavateli.

Kdy je vhodnější zaměstnanec?

Interní zaměstnanec dává větší smysl ve chvíli, kdy máte stabilní objem práce a potřebujete, aby byl člověk pravidelně dostupný v konkrétní pracovní době.

Zaměstnanec může být vhodnější, pokud:

• je nutná každodenní osobní přítomnost,
• agenda souvisí s provozem kanceláře,
• práce vyžaduje okamžité řešení neplánovaných požadavků,
• máte dostatek úkolů pro pravidelný úvazek,
• chcete vytvořit dlouhodobou interní roli.

Typickým příkladem může být asistentka, která přijímá návštěvy, zpracovává fyzickou poštu a průběžně podporuje celý tým přímo v kanceláři.

Rozdíl ve flexibilitě

U virtuální asistentky si obvykle domlouváte konkrétní rozsah nebo oblast odpovědnosti. Můžete začít menším množstvím úkolů a spolupráci postupně upravovat.

To bývá praktické pro OSVČ a menší firmy, které potřebují podporu, ale nechtějí hned vytvářet novou pracovní pozici.

Interní zaměstnanec má naopak jasně stanovenou pracovní dobu a je pevnou součástí každodenního provozu.

Rozdíl v zapracování

Virtuální asistentka často přichází se zkušenostmi z více projektů. Může už znát fakturační programy, CRM systémy, nástroje pro řízení úkolů nebo způsoby organizace dokumentů.

Stále ale potřebuje pochopit, jak funguje právě vaše podnikání. Na začátku je proto důležité předat jí priority, přístupy a očekávaný způsob komunikace.

U zaměstnance bývá zapracování širší, protože se seznamuje nejen s úkoly, ale také s interním prostředím, týmem a každodenním fungováním firmy.

Lze obě varianty kombinovat?

Ano. Firma může mít vlastní zaměstnance a zároveň využívat virtuální asistentku pro konkrétní agendu nebo dočasné zvýšení kapacity.

Externí asistentka může například:

• připravovat podklady pro účetní,
• aktualizovat CRM obchodního týmu,
• koordinovat termíny,
• zpracovávat pravidelné reporty,
• pomoci s jednorázovým projektem.

Jak se rozhodnout?

Sepište si úkoly, které potřebujete předat, a odpovězte si na čtyři otázky:

• Musí být člověk fyzicky ve firmě?
• Potřebujeme podporu každý pracovní den?
• Máme dostatek pravidelné agendy?
• Jde o interní roli, nebo konkrétní oblast podpory?

Pokud potřebujete několik hodin podpory týdně a práci lze řešit online, může být virtuální asistentka vhodným začátkem. Jestliže máte každodenní provozní agendu, může vám více vyhovovat interní zaměstnanec.

Potřebujete zjistit, která forma podpory odpovídá vašemu podnikání? Během úvodní konzultace společně projdeme agendu, kterou chcete předat.