Virtuální asistentka versus zaměstnanec: která spolupráce se hodí pro vaši firmu?

Když začne být administrativy, e-mailů, fakturace nebo koordinace jednoduše moc, často přijde stejná otázka:

Má smysl nabrat zaměstnance, nebo je lepší externí asistentka?

Obě varianty mohou fungovat dobře. Rozdíl je hlavně v tom, kolik práce skutečně potřebujete předat, jak pravidelná agenda je a jestli chcete budovat interní pozici, nebo využít flexibilnější externí podporu.

Právě proto není otázka virtuální asistentka vs zaměstnanec jen o ceně. Důležité je také to, jaký typ spolupráce odpovídá současné fázi vaší firmy.

Zaměstnanec bývá vhodnou volbou ve chvíli, kdy máte dostatek pravidelné práce pro stabilní úvazek a potřebujete, aby byl člověk součástí každodenního fungování firmy.

Typicky jde o situaci, kdy potřebujete dlouhodobě pokrýt několik různých oblastí a práce skutečně naplní většinu pracovního dne.

Interní asistentka může být v neustálém kontaktu s týmem, účastnit se provozních aktivit a postupně získávat velmi hlubokou znalost firmy.

Výhodou je také vysoká dostupnost v rámci pracovní doby.

Na druhou stranu zaměstnanecký vztah znamená větší závazek. Kromě samotné mzdy řeší firma také odvody, dovolenou, pracovní vybavení, případně kancelářské místo a další související náklady.

Pokud tedy potřebujete pomoc jen několik hodin týdně, může být plný nebo částečný úvazek zbytečně velkým krokem.

Externí asistentka dává smysl zejména tehdy, když potřebujete pravidelnou pomoc, ale zatím nemáte tolik agendy, aby se vyplatila nová interní pozice.

Může převzít konkrétní oblast nebo několik opakujících se činností – například administrativu, správu e-mailů, kalendář, fakturaci, CRM, přípravu podkladů, reporting nebo koordinaci úkolů.

Výhodou je flexibilita.

Rozsah spolupráce se může měnit podle toho, kolik podpory právě potřebujete. Nemusíte od začátku vytvářet celé pracovní místo jen proto, že vám několik hodin týdně bere operativa.

Externí podpora může být zajímavá také pro menší firmy, které už potřebují pomoc, ale nechtějí nebo nemohou nabírat dalšího zaměstnance.

Nejjednodušší je podívat se na několik oblastí, které rozhodování obvykle ovlivňují.

Pokud máte stabilní agendu na většinu pracovního týdne, může dávat smysl zaměstnanec.

Pokud naopak potřebujete podporu například několik hodin týdně nebo jen pro konkrétní oblasti, bývá praktičtější externí spolupráce.

Důležité je nepřeceňovat množství práce jen proto, že ji dnes děláte ve stresu.

Často totiž nejde o osm hodin administrativy denně. Spíš o desítky malých úkolů, které vám během týdne opakovaně přerušují hlavní práci.

2. Flexibilita

U zaměstnance obvykle nastavujete konkrétní pracovní úvazek.

U externí spolupráce může být rozsah pružnější. Jeden měsíc může být potřeba více hodin, jiný méně.

To může být praktické například u firem, kde objem administrativy kolísá podle zakázek, sezóny nebo počtu projektů.

Při porovnávání ceny se snadno stane, že proti sobě postavíte hodinovou sazbu virtuální asistentky a hodinový přepočet mzdy zaměstnance.

Takové srovnání ale není úplné.

U zaměstnance vstupují do nákladů také odvody, dovolená, nemoc, vybavení, pracovní místo nebo čas spojený s vedením a personální administrativou.

U externí podpory si poskytovatel obvykle zajišťuje vlastní techniku a podnikatelské zázemí sám.

Neznamená to automaticky, že jedna varianta je vždy levnější. Spíš je potřeba porovnávat skutečné náklady na rozsah podpory, který opravdu potřebujete.

Interní asistentka bývá přirozeně více součástí týmu.

Pokud potřebujete člověka, který bude celý den reagovat na dění uvnitř firmy, sedět na poradách a řešit velké množství operativy v reálném čase, může být zaměstnanec vhodnější.

Externí spolupráce ale nemusí znamenat, že člověk zůstává úplně mimo firmu.

Při dlouhodobé spolupráci může znát klienty, procesy, systémy i způsob komunikace velmi dobře. Rozdíl je spíš v tom, že nevytváříte klasickou interní pracovní pozici.

U obou variant je důležité jasně nastavit odpovědnosti.

Nestačí jen říct: „Pomáhej mi s administrativou.“

Je potřeba určit, které činnosti může člověk řešit samostatně, co má pouze připravit a kdy potřebuje vaše rozhodnutí.

Dobré delegování tedy nestojí na tom, jestli jde o zaměstnance nebo externí podporu. Stojí na jasném zadání, procesech a očekáváních.

Kdy se outsourcing administrativy opravdu vyplatí?

Outsourcing administrativy je praktický ve chvíli, kdy už víte, že určité činnosti nechcete nebo nepotřebujete dělat osobně, ale současně ještě nedává smysl vytvářet novou interní pozici.

Může jít například o:

• pravidelné vystavování faktur,

• přípravu podkladů pro účetní,

• správu CRM,

• organizaci e-mailu a kalendáře,

• dohled nad termíny,

• zápisy ze schůzek,

• přípravu reportů,

• komunikaci s dodavateli,

• nebo jinou opakující se administrativu.

V takové situaci může externí podpora převzít konkrétní agendu a postupně ji začít řešit samostatně podle domluveného procesu.

Zaměstnanec může být lepší řešení například tehdy, když:

• potřebujete člověka každý pracovní den po většinu dne,

• agenda vyžaduje vysokou míru okamžité dostupnosti,

• role kombinuje velké množství interních povinností,

• chcete dlouhodobě budovat konkrétní pracovní pozici,

• nebo už víte, že práce stabilně naplní celý či významnou část úvazku.

V takové chvíli není externí spolupráce nutně lepší jen proto, že je flexibilnější.

Cílem není vybrat „modernější“ variantu. Cílem je nastavit podporu tak, aby odpovídala tomu, jak firma skutečně funguje.

Rozhodnutí mezi virtuální asistentkou a zaměstnancem nemusí být definitivní.

Pro menší firmu může být externí podpora dobrým prvním krokem.

Nejdřív si ověříte, kolik práce skutečně potřebujete předat, které činnosti se opakují a jaký rozsah podpory vám dává smysl.

Pokud se firma později rozroste a z několika hodin týdně vznikne stabilní agenda na celý úvazek, může být přirozeným dalším krokem interní asistentka.

Stejně tak může část práce zůstat externě a část přejít dovnitř firmy.

Pokud zvažujete, zda je pro vás vhodnější virtuální asistentka vs zaměstnanec, zkuste si odpovědět na několik jednoduchých otázek:

Kolik hodin práce týdně skutečně potřebuji předat?

Je tato agenda pravidelná?

Potřebuji člověka k dispozici celý pracovní den?

Jde o úkoly, které musí řešit interní zaměstnanec, nebo je lze bezpečně předat externě?

Chci vytvořit novou pracovní pozici, nebo potřebuji hlavně uvolnit kapacitu?

Pokud potřebujete především několik pravidelných hodin podpory týdně, může být externí asistentka praktičtější cesta.

Pokud už máte stabilní množství práce pro celý úvazek a potřebujete člověka hluboce zapojeného do každodenního provozu, může dávat větší smysl zaměstnanec.

Nejdůležitější je ale nezačínat otázkou „Koho mám najmout?“

Začněte otázkou:

Co přesně potřebuji předat a kolik práce to ve skutečnosti je?

Právě odpověď na ni většinou ukáže, která varianta bude pro vaši firmu fungovat lépe.

Pokud si nejste jistí, co z vaší současné agendy lze předat externě a jak velký rozsah spolupráce by dával smysl, můžeme se na to podívat společně.

Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a projdeme, kde vám externí podpora může uvolnit nejvíc času.