Jak vám virtuální asistentka pomůže se správou CRM

CRM systém má pomáhat udržet přehled o klientech, kontaktech a obchodních příležitostech. V praxi se ale často stává, že jsou údaje neaktuální, některé kontakty chybějí a u otevřených příležitostí není jasné, co má následovat.

Správa CRM přitom není jen o zadávání údajů. Je potřeba pravidelně kontrolovat záznamy, doplňovat další kroky, hlídat termíny a upozorňovat na příležitosti, které se dlouho neposunuly.

Právě tuto administrativní část může převzít virtuální asistentka.

Co může virtuální asistentka v CRM převzít?

Rozsah podpory závisí na tom, jak CRM používáte a které činnosti si chcete ponechat pod vlastní kontrolou.

Virtuální asistentka může například:

• zadávat nové kontakty a společnosti,
• doplňovat kontaktní a fakturační údaje,
• zapisovat obchodní příležitosti,
• aktualizovat jednotlivé fáze pipeline,
• evidovat schůzky, hovory a e-maily,
• doplňovat úkoly a další kroky,
• kontrolovat neaktuální záznamy,
• hlídat chybějící termíny,
• připravovat přehled otevřených příležitostí,
• kontrolovat duplicity,
• připravovat podklady pro obchodní porady.

Obchodní jednání a rozhodování zůstává na vás nebo na obchodním týmu. Virtuální asistentka se stará o to, aby byly všechny důležité informace správně zaznamenané a nic nezůstalo pouze v e-mailu nebo v hlavě.

Jak mi můžete informace předávat?

Jednou z možností je, že se budu účastnit obchodních nebo projektových schůzek společně s vámi. Díky tomu budu mít přehled o tom, co se řešilo, kdo má co udělat a jaké jsou další kroky.

Během schůzky nebo po jejím skončení mohu:

• připravit zápis,
• zaznamenat důležitá rozhodnutí,
• rozdělit úkoly konkrétním lidem,
• doplnit termíny,
• aktualizovat CRM,
• ohlídat návaznosti.

Nemusíte mi potom znovu vysvětlovat celý průběh jednání, protože potřebné informace získám přímo.

Pokud není potřeba, abych se schůzky účastnila, můžete mi po jejím skončení poslat krátkou hlasovou zprávu s nejdůležitějšími informacemi. Stačí shrnout, s kým jste jednali, co bylo domluveno, kdo má udělat další krok a do kdy.

Z hlasové zprávy následně doplním informace do CRM, vytvořím potřebné úkoly a zaznamenám další postup. Pro vás je tak předání rychlé a nemusíte po každé schůzce ručně aktualizovat celý systém.

Jaké údaje potřebuji k novému kontaktu?

U nového kontaktu nebo společnosti je vhodné mít k dispozici alespoň základní informace:

• jméno,
• název společnosti,
• e-mail nebo telefon,
• zdroj kontaktu,
• stručný důvod komunikace,
• odpovědnou osobu,
• další plánovaný krok.

Nemusíte mi pokaždé předat všechny údaje najednou. Pokud jsou informace dostupné v e-mailu, podpisu, databázi nebo veřejných firemních zdrojích, mohu je podle dohody dohledat a doplnit sama.

Mohu hlídat další kroky a termíny

Jednou z nejdůležitějších částí správy CRM je kontrola, zda má každá otevřená příležitost naplánovaný další krok.

Mohu pravidelně kontrolovat:

• příležitosti bez další aktivity,
• úkoly po termínu,
• kontakty, kterým se nikdo dlouho neozval,
• nabídky čekající na odpověď,
• neaktuální termíny uzavření,
• příležitosti, které se dlouho nepohnuly.

Pokud zjistím, že některá příležitost stojí, mohu vás upozornit, vytvořit úkol nebo podle předem domluvených pravidel připravit další krok.

Jak nastavíme míru samostatnosti?

Na začátku spolupráce je vhodné určit, co mohu v CRM řešit samostatně a co potřebuje vaše schválení.

Můžeme se například domluvit, že:

• nové kontakty zakládám samostatně,
• doplňuji běžné údaje bez schválení,
• vytvářím úkoly podle zápisů ze schůzek,
• aktualizuji stav příležitosti podle vašich informací,
• neaktivní příležitosti pouze označím ke kontrole,
• uzavření příležitosti vždy schvalujete vy.

Jakmile znám váš způsob práce a obchodní proces, může být správa CRM stále samostatnější.

Co vám správa CRM přinese?

Předáním administrace CRM neztrácíte přehled o obchodu. Naopak získáte systém, ve kterém je skutečně vidět:

• s kým právě jednáte,
• co bylo naposledy domluveno,
• kdo má udělat další krok,
• které termíny se blíží,
• které příležitosti potřebují pozornost,
• kde chybějí informace.

CRM tak přestane být databází, kterou je potřeba jednou za čas uklidit. Stane se z něj praktický nástroj pro každodenní řízení obchodu.

Máte CRM, ale důležité informace stále zůstávají v e-mailech, zprávách a poznámkách? Mohu za vás převzít jeho pravidelnou správu, aktualizaci kontaktů i kontrolu obchodních příležitostí.