Jak vám virtuální asistentka pomůže s přípravou podkladů pro účetní

Blíží se termín pro odevzdání podkladů účetní a vy začínáte dohledávat faktury v e-mailech, telefonu a různých složkách?

Příprava účetních podkladů bývá jedním z úkolů, které podnikatelé často odkládají. Nejde přitom pouze o samotné předání dokladů. Je potřeba je průběžně ukládat, kontrolovat, dohledávat chybějící faktury a zajistit, aby účetní dostala vše včas a v přehledné podobě.

Právě tuto administrativní část může převzít virtuální asistentka.

Pokud se podklady nepřipravují průběžně, problém se často naplno projeví až před roční účetní závěrkou. Účetní se začne zpětně ptát na doklady a informace za předchozí období. Některé dokumenty už nemusí být možné dohledat, jiné hledání zabere několik dní a často přináší zbytečný stres a frustraci na obou stranách.

Vytvořím jedno místo pro všechny doklady

Pokud už systém pro předávání dokladů nenastavila přímo vaše účetní, nejdříve vytvořím místo, ve kterém budou všechny přijaté a vystavené doklady přehledně uložené.

Podle toho, jak spolupracujete s účetní, může jít například o:

• přímé nahrávání dokladů do systému určeného pro jejich zpracování a kontrolu, například Wflow,
• přehledně uspořádanou složku na sdíleném disku.

Pokud už nějaký systém máte, přizpůsobím se mu. Jestliže jsou doklady rozdělené mezi e-maily, počítač a několik aplikací, navrhnu přehlednější způsob jejich ukládání.

Cílem je, abyste nemuseli každý měsíc přemýšlet, kde se která faktura nachází.

Doklady budu ukládat průběžně

Místo jednoho velkého dohledávání před termínem mohu doklady zpracovávat pravidelně v průběhu měsíce.

Mohu například:

• stahovat faktury z e-mailu,
• ukládat doklady do správných složek,
• rozdělovat je podle měsíců nebo účetních období,
• evidovat přijaté a vystavené faktury,
• ukládat účtenky a další dokumenty,
• doplňovat poznámky k jednotlivým výdajům.

Díky průběžnému zpracování se z přípravy podkladů nestane několikahodinový úkol na poslední chvíli.

Zkontroluji, zda jsou podklady kompletní

Virtuální asistentka nenahrazuje účetní a nerozhoduje o účetním nebo daňovém zařazení dokladů. Může ale provést základní administrativní kontrolu ještě před jejich předáním.

Zkontroluji například:

• zda je dokument čitelný,
• zda nechybí některá stránka,
• zda jsou uvedené správné firemní údaje,
• zda je jasné, ke kterému období doklad patří,
• zda nechybí faktura k evidované platbě,
• zda jsou připravené potřebné výpisy a přílohy.

Pokud objevím nejasnost, zařadím ji do přehledu nebo si od vás vyžádám doplňující informaci.

Účetní tak dostane uspořádané podklady a nemusí vás postupně kontaktovat kvůli každému chybějícímu dokumentu.

Dohledám chybějící faktury

Některé faktury přijdou e-mailem, jiné je potřeba stáhnout z klientské zóny a další dodavatel vůbec nepošle.

Součástí přípravy podkladů proto může být také dohledávání chybějících dokladů.

Mohu:

• projít e-mailovou schránku,
• porovnat platby s uloženými fakturami,
• stáhnout doklady z používaných systémů,
• kontaktovat dodavatele,
• připravit seznam dokumentů, které je ještě potřeba dodat.

Vy tak nemusíte zpětně procházet celý měsíc a zjišťovat, ke které platbě chybí faktura.

Doplním informace, které účetní z dokladu nepozná

Z některých dokladů není jasné, k jakému projektu nebo účelu se vztahují.

Pokud jsem součástí projektu nebo komunikace s klientem či dodavatelem, mohu potřebné souvislosti často doplnit sama. Zejména v případě, kdy vám pomáhám také s další administrativou, projektovou koordinací nebo komunikací a znám tak širší kontext daného dokladu.

Pokud potřebné informace nemám, vyžádám si od vás pouze konkrétní doplnění.

Díky tomu má účetní při zpracování více souvislostí a nemusí se ke každé nejasné položce vracet samostatně.

Připravím podklady podle požadavků vaší účetní

Každá účetní může mít trochu jiný způsob práce. Některá chce dokumenty nahrávat přímo do systému, jiná používá sdílenou složku nebo očekává pravidelný souhrnný e-mail.

Na začátku spolupráce si proto zjistím:

• které podklady účetní potřebuje,
• v jakém formátu je chce dostávat,
• kam se mají ukládat,
• jak často je potřebuje,
• do jakého termínu mají být připravené,
• které nejasnosti chce řešit přímo s vámi.

Podle těchto požadavků nastavím pravidelný postup a budu hlídat jeho dodržování.

Ohlídám termín předání

Termín pro odevzdání podkladů nemusíte nosit v hlavě. Zařadím ho mezi pravidelné úkoly a včas zkontroluji, zda jsou dokumenty kompletní.

Pokud něco chybí, upozorním vás nebo začnu potřebné podklady dohledávat.

Před předáním účetní mohu připravit krátký přehled:

• co bylo doloženo,
• které doklady se nepodařilo dohledat,
• co čeká na vaše doplnění,
• které položky je potřeba konzultovat s účetní.

Máte tak přehled, aniž byste museli sami procházet jednotlivé složky.

Co vám tato podpora přinese?

Předáním přípravy účetních podkladů neztrácíte kontrolu nad svými financemi. Zbavíte se především pravidelného dohledávání, ukládání a hlídání termínů.

Vaše účetní dostává podklady včas a v dohodnuté podobě. Vy zároveň víte, že případné chybějící doklady někdo průběžně řeší.

Místo měsíčního hledání faktur se můžete věnovat práci, kterou za vás nikdo jiný udělat nemůže.

Chcete mít účetní podklady připravené průběžně a bez stresu na konci měsíce? Mohu za vás převzít jejich evidenci, dohledávání i pravidelné předávání účetní.