Jak vám virtuální asistentka pomůže s přípravou podkladů pro účetní

Konec měsíce se blíží a vy znovu hledáte faktury v e-mailu, stahujete doklady z různých systémů a přemýšlíte, co ještě účetní chybí.

Samotné účetnictví přitom možná vůbec nezpracováváte. Jen pořád dokola řešíte všechno, co mu předchází.

Právě příprava podkladů pro účetní je agenda, kterou lze velmi dobře nastavit a následně předat.

Nejde o to, aby virtuální asistentka nahrazovala účetní. Může ale převzít organizační část celého procesu: průběžně shromažďovat doklady, hlídat, co chybí, evidovat faktury a připravit vše tak, aby účetní dostala podklady včas a v domluvené podobě.

Na první pohled může znít jednoduše: vezmu faktury a pošlu je účetní.

Ve skutečnosti ale často zahrnuje několik kroků:

• shromáždit přijaté doklady,

• zkontrolovat vystavené faktury,

• dohledat chybějící dokumenty,

• správně je pojmenovat a uložit,

• zkontrolovat, zda jsou kompletní,

• připravit případné doplňující informace,

• a dodržet termín předání.

Pokud se tohle všechno řeší až na konci měsíce, snadno z toho vznikne několik hodin práce najednou.

Mnohem jednodušší je vytvořit průběžný systém.

Dobrá evidence dokladů znamená, že víte, co už máte a co ještě chybí.

Nemusí jít o komplikovanou tabulku.

Důležité je, aby bylo jasné:

• které doklady už dorazily,

• které se ještě musí dohledat,

• za jaké období patří,

• kde jsou uložené,

• a jestli jsou připravené k předání účetní.

Virtuální asistentka může tuto evidenci průběžně aktualizovat, takže na konci měsíce nezačínáte od nuly.

Díky tomu máte účetní doklady průběžně na jednom místě a před uzávěrkou už jen provedete finální kontrolu.

Velká část dokladů dnes přichází elektronicky.

Dodavatel pošle fakturu e-mailem.

Jinou si musíte stáhnout z klientské zóny.

Další přijde přes platební systém.

A některé doklady skončí v úplně jiné složce, než jste čekali.

Pokud zůstávají roztroušené v různých kanálech, příprava pro účetní se rychle mění v dohledávání faktur.

Lepší je nastavit jednoduché pravidlo:

Každá přijatá faktura se po doručení uloží na jedno určené místo a zároveň se označí jako zpracovaná.

Tím výrazně snížíte pravděpodobnost, že se na konci měsíce bude něco hledat zpětně.

Stejný princip platí i pro vystavené faktury.

Pokud používáte fakturační systém, mohou být všechny na jednom místě.

Je ale potřeba zkontrolovat například:

• zda byly vystavené všechny faktury za dané období,

• jestli mají správné údaje,

• zda odpovídají podkladům,

• a případně jestli jsou propojené s platbami.

Virtuální asistentka může tuto kontrolu připravit ještě předtím, než jsou účetní podklady předané dál.

„Tady platba proběhla, ale kde je faktura?“

Tohle je jedna z nejčastějších situací při přípravě dokladů.

Na bankovním účtu vidíte platbu, ale samotný dokument chybí.

A začíná dohledávání faktur.

Procházíte e-mail.

Hledáte podle názvu dodavatele.

Přihlašujete se do různých systémů.

Případně dodavatele kontaktujete a žádáte o zaslání kopie.

Pokud se to děje jednou, není to problém.

Pokud každý měsíc chybí několik dokladů, vzniká z toho pravidelná agenda.

Právě tu lze dobře delegovat.

Chybějící faktury lze řešit průběžně

Místo hledání všech dokumentů několik dní před uzávěrkou lze nastavit průběžnou kontrolu.

Například jednou týdně porovnat:

• pohyby na účtu,

• přijaté faktury,

• doklady uložené ve složce,

• případně informace z fakturačního systému.

Když se objeví chybějící faktury, řeší se hned.

Čím dříve se na chybějící doklad přijde, tím větší je šance, že ho jednoduše dohledáte.

Velký rozdíl udělá i obyčejné ukládání dokladů.

Pokud jeden dokument skončí v e-mailu, druhý na ploše počítače a třetí ve sdílené složce, vzniká zbytečný chaos.

Stačí si nastavit jednoduchý systém.

Například:

Nebo jinou strukturu, která odpovídá tomu, co potřebuje vaše účetní.

Důležité není, jak přesně složky pojmenujete.

Důležité je, aby každý účetní doklad skončil na předvídatelném místě.

Virtuální asistentka může v rámci přípravy podkladů převzít například:

• průběžnou evidenci dokladů,

• stahování faktur z e-mailu nebo systémů,

• ukládání dokumentů,

• kontrolu přijatých a vystavených faktur,

• dohledávání chybějících faktur,

• kontrolu návaznosti na platby,

• přípravu seznamu chybějících dokladů,

• komunikaci s dodavateli kvůli zaslání kopie,

• a finální přípravu podkladů pro účetní.

Vy se pak nemusíte každý měsíc vracet ke stejné administrativě.

Například takto:

Během měsíce přicházejí faktury a další doklady.

Asistentka je průběžně ukládá a eviduje.

Jednou týdně zkontroluje, zda nechybí dokument k některé platbě.

Pokud něco chybí, dohledá to nebo požádá dodavatele o zaslání.

Na konci měsíce provede finální kontrolu.

Účetní pak dostane kompletní a přehledně připravené účetní podklady.

Vy do procesu vstupujete pouze tehdy, když je potřeba něco rozhodnout nebo vysvětlit.

Pokud si chcete celý proces nejprve nastavit sami, může vám pomoci tento základní checklist.

Průběžně během měsíce

• ukládat všechny přijaté faktury,

• kontrolovat, zda jsou vystavené faktury kompletní,

• evidovat nové doklady,

• hlídat neobvyklé nebo nejasné platby.

• projít nové pohyby na účtu,

• zkontrolovat, zda ke každé relevantní platbě existuje doklad,

• označit chybějící faktury,

• dohledat nebo vyžádat chybějící dokumenty.

• zkontrolovat přijaté faktury,

• zkontrolovat vystavené faktury,

• ověřit, zda nechybí žádné důležité doklady,

• sjednotit názvy a ukládání souborů,

• připravit případné poznámky,

• předat vše v domluveném termínu.

Díky tomu se z jednorázového měsíčního chaosu stane několik krátkých průběžných kroků.

Nemusí.

To záleží na tom, jak máte proces nastavený.

Asistentka může pracovat například jen s e-mailem, fakturačním systémem, sdílenou složkou nebo nástrojem pro evidenci dokladů.

Samotné zaúčtování dál zůstává na účetní.

Přístupy by vždy měly odpovídat pouze tomu, co člověk skutečně potřebuje ke své práci.

Ani to není problém.

Papírové doklady lze průběžně digitalizovat a zařadit do stejného systému jako elektronické dokumenty.

Důležité je, aby bylo jasné, kdo je zpracuje a kam se následně uloží.

Pokud se papírové účtenky celý měsíc hromadí v peněžence nebo krabici, žádný digitální systém ten problém sám nevyřeší.

Potřebujete jednoduchý návyk:

doklad vznikne → dostane se na určené místo → zaeviduje se.

Dobrá příprava podkladů pro účetní není jen o tom, že poslední den v měsíci odešlete ZIP soubor.

Smyslem je mít průběžně přehled.

Vědět, že doklady jsou na svém místě.

Že faktury nechybí.

Že se platby dají dohledat.

A že účetní nemusí několik dní po předání psát:

„Ještě mi prosím pošlete…“

Pokud vám každý měsíc zabírá příprava podkladů několik hodin a velkou část času tvoří hlavně hledání dokumentů, může být právě tato agenda jednou z prvních věcí, které dává smysl delegovat.

Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a projdeme, jak nastavit evidenci a přípravu účetních podkladů tak, abyste ji nemuseli každý měsíc řešit znovu.