5 znamení, že je čas začít delegovat
Poznejte signály, že vám operativa začíná brát příliš mnoho času, a zjistěte, co má smysl předat jako první.
„Až dodělám tohle, konečně se dostanu k tomu důležitému.“
Jenže mezitím přijde další e-mail, faktura, termín k pohlídání, podklady pro účetní nebo něco, co je potřeba rychle zapsat do CRM.
A jestli si čím dál častěji říkáte „nestíhám administrativu“, nemusí být řešením pracovat rychleji nebo si lépe organizovat kalendář.
Možná už je jednoduše čas část práce předat.
Delegování není jen pro velké firmy s desítkami zaměstnanců. Naopak. Často nejvíc pomůže právě podnikateli nebo malé firmě, kde velká část každodenní operativy stále stojí na jednom člověku.
Jak poznat, že už jste v bodě, kdy má smysl začít?
1. Administrativu dokončujete večer nebo o víkendu
Přes den řešíte klienty, obchod, zakázky a věci, které skutečně posouvají podnikání.
A pak večer otevřete notebook znovu.
Čekají faktury. E-maily. Dokumenty. CRM. Podklady. Tabulky.
Jednou za čas se to samozřejmě stát může. Pokud se ale administrativa pravidelně přesouvá mimo běžnou pracovní dobu, je to signál, že se do vašeho dne jednoduše nevejde.
Pokud se tento režim opakuje dlouhodobě, výsledkem není jen méně volného času, ale často i zbytečné přetížení.
Problém přitom nemusí být v tom, že máte příliš mnoho práce obecně.
Často máte příliš mnoho práce, kterou nemusíte dělat osobně.
Právě to je jeden z nejjednodušších způsobů, jak začít přemýšlet o delegování.
2. Důležité věci odkládáte kvůli operativě
Potřebujete připravit nabídku pro důležitého klienta.
Jen ještě rychle odpovíte na dva e-maily.
Pak zjistíte, jestli přišla platba.
Někdo potřebuje posunout schůzku.
Je potřeba dohledat dokument.
A najednou je o hodinu později.
Operativa má jednu nepříjemnou vlastnost: většinou působí naléhavě. Proto snadno vytlačí práci, která je důležitější, ale nemusí být hotová právě teď.
Pokud se vám pravidelně stává, že kvůli administrativě odsouváte obchod, práci pro klienty nebo rozvoj firmy, není to jen otázka produktivity.
Je to otázka priorit.
A část těch méně důležitých úkolů může převzít někdo jiný.
3. Některé úkoly se pořád vracejí
Existují činnosti, které nikdy nejsou skutečně „hotové“.
Faktury se vystavují každý měsíc.
E-maily přicházejí každý den.
CRM se musí aktualizovat průběžně.
Podklady pro účetní jsou potřeba znovu příští měsíc.
Termíny je potřeba hlídat pořád.
Právě opakující se agenda bývá pro delegování ideální.
Pokud má úkol jasný postup a opakuje se, není důvod pokaždé znovu přemýšlet, kdo ho udělá.
Může vzniknout jednoduchý proces:
co se kontroluje, kdy se to dělá, kde jsou podklady a kdy je potřeba vaše rozhodnutí.
Pak už úkol nemusíte pokaždé znovu zadávat.
4. Začínáte ztrácet přehled
„Poslala jsem už tu fakturu?“
„Kdo měl odpovědět tomu klientovi?“
„Co jsme vlastně domluvili na poslední poradě?“
„Kdy se mám tomu člověku připomenout?“
Pokud se podobné otázky objevují stále častěji, většinou nejde o špatnou paměť.
Je to známka toho, že příliš mnoho informací držíte v hlavě.
A čím víc firma nebo podnikání roste, tím hůř tento systém funguje.
Pomoc nemusí znamenat pouze to, že někdo vykoná konkrétní úkol.
Může převzít také jeho organizační část: zapsat, pohlídat, připomenout, aktualizovat stav a připravit přehled.
Vy pak nemusíte být živým systémem připomínek pro celou firmu.
5. Nejčastější odpověď je „udělám si to raději sama“
Tohle je možná největší past.
Úkol vám zabere deset minut.
Vysvětlit ho někomu by zabralo patnáct.
Takže si ho raději uděláte sama.
Jenže příští týden přijdou další stejné desetiminutové úkoly. A další měsíc znovu.
U jednorázové činnosti může být rychlejší udělat ji osobně.
U opakující se práce je ale potřeba počítat jinak.
Jednou věnujete čas předání. Potom už nemusíte stejnou činnost řešit pokaždé znovu.
Právě tady se často láme rozdíl mezi skutečným delegováním a pouhým rozdáváním jednotlivých úkolů.
Co tedy delegovat jako první?
Nemusíte začínat deseti oblastmi najednou.
Naopak je praktičtější vybrat jednu agendu, která se často opakuje a zároveň vám bere zbytečně mnoho pozornosti.
Může to být například:
- třídění a organizace e-mailů,
- správa kalendáře a domlouvání schůzek,
- vystavování faktur,
- kontrola splatnosti,
- příprava podkladů pro účetní,
- aktualizace CRM,
- zápisy ze schůzek,
- hlídání termínů,
- příprava pravidelných přehledů,
- komunikace s dodavateli.
Dobrá první otázka proto není:
„Co všechno můžu delegovat?“
Ale spíš:
„Která jedna opakující se činnost mi každý týden bere nejvíc času nebo pozornosti?“
Začněte právě tam.
Jak začít delegovat bez pocitu, že ztrácíte kontrolu?
Častým důvodem, proč podnikatel delegování odkládá, není nedostatek práce k předání.
Je to obava, že potom nebude vědět, co se děje.
Řešením není kontrolovat každý jednotlivý krok.
Mnohem lépe funguje předem nastavit:
- co má být výsledkem,
- kdo je za úkol odpovědný,
- kdy má být hotový,
- kde bude vidět jeho stav,
- a kdy je potřeba vaše rozhodnutí.
Pak nemusíte práci neustále hlídat, ale stále máte přehled.
Delegování není známka toho, že něco nezvládáte
V určité fázi podnikání už není největší hodnotou to, že dokážete všechno udělat sami.
Důležitější je poznat, co ještě opravdu musíte dělat vy a co už může převzít někdo jiný.
Pokud dnes většinu dne přeskakujete mezi klientskou prací a administrativou, nemusíte čekat, až bude situace neúnosná.
Stačí začít jednou oblastí.
Předat ji, nastavit způsob práce a zjistit, co se změní.
A pokud právě teď máte pocit „nestíhám administrativu, ale vlastně nevím, co bych měla předat“, můžeme se společně podívat na váš běžný pracovní týden a najít úkoly, u kterých vám delegování přinese největší úlevu.
Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci a projdeme, co můžete předat jako první.
Nevíte, co můžete delegovat?
Během 30 minut společně projdeme vaši současnou agendu a odnesete si jasnější představu o tom, co můžete delegovat a jak by mohla naše spolupráce prakticky vypadat.
Zjistit, co delegovat →